一、申报范畴
1、拥有本市户籍、持有有效的上海市居住证、近两年内在本市累计缴纳社会保险满12个月，且在本市的企事业单位、社会团体或其他组织中从事档案（不含人事档案）工作的在职专业人员，但各类院校从事档案教学活动的教师不包含在内。
2、本年度达到退休年龄或已办理退休手续的专业技术人员，不接受申报（按规定办理延长退休手续的除外，申报时需提交延长退休审批文件）。
3、上一年度未能通过档案系列副研究馆员任职资格评审的专业技术人员，且本年度无显著业绩和特殊贡献的人员，不接受申报。
4、事业单位应根据本单位专业技术岗位的配置状况，按照岗位空缺情况推荐申报。

二、学历与资历要求
1、取得博士学位后，获得馆员职称，并在对应的专业技术岗位上工作满2年。
2、拥有硕士学位、大学本科学历或学士学位，取得馆员职称后，在对应的专业技术岗位上工作满5年。
3、对于长期在基层一线从事档案专业基础性工作，工作成绩突出、贡献显著的人员，若其累计从事档案专业工作满20年以上，且担任馆员职务满7年以上，可由单位推荐，经审核通过后，大专学历者也可申请副研究馆员资格。对于在受聘馆员职务后获得更高学历的人员，需在取得新学历后从事相关专业技术工作满一年，方可依据新获得的学历或学位所对应的资历条件进行申报。